Organisiert, flexibel & mobil

Vera Bast ist seit 2015 als Referentin im BZSt tätig, zunächst in der Abteilung Bundesbetriebsprüfung und später in der Zentralabteilung der Behörde. Die vielseitigen Einsatzmöglichkeiten als Juristin im BZSt haben sie von der Behörde überzeugt. Die Familienfreundlichkeit des BZSt weiß sie als Mutter von zwei Töchtern sehr zu schätzen.

Fabian Ost arbeitet seit Anfang 2016 im BZSt. Seine ersten drei Jahre als Referent erlebte er in der Steuerabteilung im Bereich der Erstattung von Kapitalertragsteuern, bevor er zuletzt im Personalbereich die Einführung des mobilen Arbeitens zum 1. Januar 2020 für alle Beschäftigten begleiten durfte. Seit Anfang April 2020 ist er nun im Leitungsstab tätig.

Herr Ost, kaum ein Thema beschäftigt derzeit die Gemüter politisch, sozial und finanziell so wie die derzeitige Situation aufgrund des Corona-Virus’. Wie gingen Sie damit um?

Herr Ost: Zunächst haben wir frühzeitig die notwendigen Zuständigkeiten in einer Arbeitsgruppe gebündelt. Dazu gehören Kolleginnen und Kollegen aus den Bereichen des Personalreferats, des Arbeitsschutzes, des Betrieblichen Gesundheitsmanagements und des Leitungsstabes.

Unser erstes Ziel war, die Beschäftigten bestmöglich rund um das Thema Corona-Virus aus einer Hand zu informieren, zu sensibilisieren und bei Fragen unmittelbar zur Verfügung zu stehen. Durch regelmäßige Newsmeldungen, eine Videobotschaft der Hausleitung oder auch unsere Hotline stehen wir mit unseren Kolleginnen und Kollegen kontinuierlich im Kontakt.    

Im nächsten Schritt wurden Verhaltensregeln und Empfehlungen im Umgang mit Besprechungen und Dienstreisen an die Situation angepasst. Den Kolleginnen und Kollegen, die zur Risikogruppe zählen, wurde bereits ab Anfang März empfohlen, mobil zu arbeiten.
 

Innerhalb kurzer Zeit hat das BZSt es bewerkstelligt, dass fast alle Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen flexibel und mobil von zuhause arbeiten können. Wie haben Sie das geschafft?

Herr Ost: Wir waren auf diese Situation gut vorbereitet. Zum 1. Januar 2020 haben wir einen großen Schritt hin zur weitergehenden Flexibilisierung gemacht und fast 2.200 Beschäftigte mit der notwendigen IT ausgestattet. Zu diesem Zeitpunkt haben wir natürlich nicht an Corona gedacht, sondern wollten flexiblere und moderne Arbeitsformen installieren. 

Als sich dann Anfang März abzeichnete, dass sich die Pandemie rasch ausbreitet, wurden unsere Führungskräfte gebeten, alle organisatorisch notwendigen Maßnahmen in den Referaten zu treffen, dass möglichst kurzfristig alle Beschäftigten von zuhause aus arbeiten können.

In der Praxis bedeutet dies, dass manche „analogen“ Arbeitsweisen geändert und schnell an die aktuelle Lage angepasst werden mussten. Schon heute kann man sagen, dass dies der Digitalisierung im BZSt nochmal einen deutlichen positiven Schub gegeben hat. Sicherlich die beste Botschaft ist, dass wir als Behörde in dieser Corona-Zeit vollständig arbeitsfähig geblieben sind.
 

Frau Bast, Sie sind seit 2015 als Referentin im Bundeszentralamt für Steuern beschäftigt und arbeiten auch abseits der aktuellen Geschehnisse teilweise von zuhause aus und in Teilzeit. Hat Sie die Flexibilität Ihres Arbeitgebers dahingehend überrascht oder haben Sie hier zu Beginn Überzeugungsarbeit leisten müssen?

Frau Bast: Ich habe den öffentlichen Dienst schon im Referendariat als flexiblen und familienfreundlichen Arbeitgeber kennengelernt. Im BZSt bekam ich direkt zu Anfang die Möglichkeit, verantwortungsvolle und interessante Aufgaben zu übernehmen, aber auch meine Arbeitszeit an meine individuellen Bedürfnisse anzupassen. Als weiterer Baustein kam hinzu, dass ich meine Arbeit teilweise von zuhause in Telearbeit erledigen kann. Dadurch wird es mir möglich, Familie und Beruf gut miteinander zu vereinbaren.
 

Seit der Schließung von Kitas und Schulen sind Sie als Mutter mit der Betreuung Ihrer zwei Kinder zusätzlich gefordert. Wie sehr hat sich dadurch Ihre Arbeits- und Alltagsroutine verändert?

Frau Bast: Durch die aktuellen Schul- und Kitaschließungen bedarf mein Arbeitsalltag eines höheren Maßes an Organisation als sonst. Es ist herausfordernd, Arbeit, Homeschooling und Kinderbetreuung unter einen Hut zu bekommen. Die aufgrund der gegenwärtigen Situation eingeführte Flexibilisierung der Arbeitszeit und das Absehen von Präsenzzeiten im Büro sind eine große Hilfe.

Einen Teil meiner Arbeit erledige ich nun früh morgens und abends, wenn die Kinder im Bett sind, oder manchmal auch samstags. Dafür finden auch gelegentlich Besprechungen statt, bei denen meine kleine Tochter daneben sitzt und spielt oder ich nutze die Pausen zwischen den Besprechungen, um Matheaufgaben meiner großen Tochter zu korrigieren.

Welche Möglichkeiten bietet Ihnen hier das BZSt um Familie und Beruf aktuell miteinander verbinden zu können? Gibt es Ausnahmeregelungen, von denen Sie jetzt Gebrauch machen könnten?

Frau Bast: Hilfreich für die Kollegen und Kolleginnen, die Kinder zu betreuen haben, ist, dass es für die Beschäftigten des BZSt aufgrund der Pandemie keine Präsenzpflicht mehr im Büro gibt. Darüber hinaus können wir unsere Arbeitszeit sehr flexibel gestalten. Das heißt, dass wir auch früh morgens, abends oder samstags arbeiten dürfen. Weiterhin besteht auch die Möglichkeit, im begrenzten Umfang bezahlten Sonderurlaub in Anspruch zu nehmen.
 

Herr Ost, wie sieht Ihre erste Zwischenbilanz nach den vergangenen Wochen im Home Office aus und an welchen Stellen besteht noch Optimierungsbedarf?

Herr Ost: Das BZSt hat schnell und vorausschauend auf die Situation reagiert. Im Rahmen des Krisenmanagements wurde das mobile Arbeiten auf unbestimmte Zeit ermöglicht – solange Kontaktsperren bestehen oder die Betreuung von Kindern oder pflegebedürftigen Angehörigen nicht sichergestellt ist. Dadurch haben wir gewährleistet, das BZSt zu jeder Zeit voll arbeitsfähig zu halten und gleichzeitig die Gesundheit der Beschäftigten zu schützen.

Obwohl wir schon eine recht hohe Quote von Kolleginnen und Kollegen hatten, die aufgrund von Vereinbarkeitsgründen einen gewissen Zeitanteil von zuhause aus gearbeitet haben, stellt uns die aktuelle Situation noch einmal vor besondere Herausforderungen. Wir versuchen schnellstmöglich, die analogen Arbeitsprozesse zu optimieren und zu digitalisieren. Doch einige Vorgänge lassen sich auch digital recht schwierig bewerkstelligen – z.B. Auswahlgespräche oder die Einarbeitung von ganz neuen Kolleginnen und Kollegen. Darüber hinaus sind wir als Finanzbehörde verpflichtet, den gesetzlichen Anforderungen zur Wahrung des Steuergeheimnisses und des Datenschutzes intensiv nachzukommen. Das ist auch bei allen weitergehenden Digitalisierungsideen zu beachten.  
 

Mobiles Arbeiten entspricht dem aktuellen Zeitgeist, scheitert jedoch manchmal an Kleinigkeiten. Sehen Sie das BZSt hier als Vorreiter und welches Feedback erhalten Sie sowie Ihre Kollegen und Kolleginnen aus dem Team von den Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen?

Herr Ost: Zu Anfang diesen Jahres haben wir die mobile Arbeit für alle Beschäftigten eingeführt. Darauf haben wir uns auch schon vor der Corona-Zeit gut vorbereitet. 

So haben wir alle unsere Beschäftigten an den 4 Dienstsitzen mit entsprechender IT ausgestattet, über die neuen flexiblen Arbeitsformen informiert und dabei klare Hilfestellungen angeboten – sei es zum Beibehalten des kollegialen Miteinanders, sei es bei Technikschulungen oder auch zur Beratung bei sozialer Isolation durch kompetente Ansprechpartner und Ansprechpartnerinnen in unserem Haus. Das Feedback bis heute ist sehr positiv – auch wenn es immer noch kleine Baustellen gibt.          
 

Homeoffice bedeutet zugleich flexibles Arbeiten. Wie gewöhnungsbedürftig war dies anfänglich für Sie und wie sehr sind Sie an die Geschäftszeiten des Bundeszentralamtes für Steuern gebunden, was die Einteilung Ihrer eigenen Arbeitszeit betrifft?

Frau Bast: Als Juristin ist man durch das Studium und das Referendariat gewöhnt, sich selbst und seine Arbeit zu organisieren. Das ist mir sicher zu Beginn der Telearbeit zugutegekommen. Darüber hinaus hat es mir der hohe Anteil der im BZSt in Telearbeit Beschäftigten und die damit weitverbreitete Akzeptanz der Telearbeit leicht gemacht, von zuhause zu arbeiten.

Trotz aller Flexibilität ist es natürlich wichtig, als Ansprechpartnerin zu bestimmten Zeiten zur Verfügung zu stehen. So sind innerhalb der Arbeitszeit Präsenzzeiten vereinbart, während derer man erreichbar sein sollte. Darüber hinaus gibt es natürlich auch bestimmte Termine oder Besprechungen, die eher weniger für Telearbeit geeignet sind, wie beispielsweise Personalgespräche. Diese lege ich dann lieber auf meine Präsenztage im BZSt.     

Frau Bast: Ich habe als Anwältin in der Steuerberatung einer Wirtschaftsprüfungsgesellschaft interessante steuerrechtliche Sachverhalte bearbeitet. Daran konnte ich im BZSt nahtlos anknüpfen und mich spannenden und abwechslungsreichen Aufgaben stellen. Auch durfte ich sehr früh Verantwortung personeller, fachlicher und organisatorischer Art übernehmen. Das sehr breite Fortbildungsangebot hat mich zu Beginn meiner Tätigkeit positiv überrascht.
 

Bedingt durch die aktuelle Situation können persönliche Termine auf unbestimmte Zeit nicht vereinbart oder wahrgenommen werden. Welche Auswirkungen hat dieser Umstand auf den Bewerbungsprozess beim Bundeszentralamt für Steuern für interessierte Bewerber und Bewerberinnen?

Herr Ost: Zu Beginn der einschränkenden Maßnahmen Anfang März haben wir zunächst alle Bewerbungsgespräche ausgesetzt. Aktuell haben wir Stellen für Juristinnen und Juristen ausgeschrieben und werden nach und nach wieder Auswahlgespräche mit Bewerberinnen und Bewerbern unter Beachtung des gebotenen Abstands und der arbeitsschutzrechtlichen Vorgaben durchführen.        
 

Beinhaltet mobiles Arbeiten auch mobiles Einarbeiten? Herr Ost, ist es denkbar, dass aktuell – oder in Zukunft – die Einarbeitung neuer Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen auch online stattfinden kann?

Herr Ost: Auch das haben wir tatsächlich schon so umgesetzt. Es ist selbstverständlich etwas Anderes, ob man von einem Kollegen oder eine Kollegin über den Gang geführt und den neuen Kolleginnen und Kollegen im Referat vorgestellt wird. Vielleicht ist es aber auch nur etwas Neues, weil wir das bis jetzt so noch nicht gekannt haben.

Klar ist aber auch, dass wir sicherlich zukünftig nicht komplett von zuhause aus arbeiten werden. Das direkte Miteinander und Zusammenarbeiten mit physischer Präsenz ist wichtig und nicht vollständig durch virtuelle Kommunikation zu ersetzen.

Das Bundeszentralamt für Steuern ist aufgrund seiner Stellung mit anderen Ämtern stark vernetzt. Wie finden Briefe und andere Dokumente ihren Weg schnellstmöglich Ihren Weg in die richtigen Hände?

Herr Ost: Viele Arbeitsprozesse und Vorgänge sind auch jetzt schon digital. In den übrigen Fällen, in denen die Anträge noch in Papierform eingehen, wechseln sich die Kolleginnen und Kollegen zurzeit ab, wer wann ins Büro fährt, die Vorgänge einscannt und weiterleitet. Auch das funktioniert sehr gut – durch ein kollegiales Miteinander. Dabei wird auch darauf geachtet, wer vielleicht doch besser zuhause bleiben sollte – entweder, weil sie oder er zur Risikogruppe zählt oder weil Betreuungspflichten bestehen.  
 

Wie sehen Sie in die Zukunft, Herr Ost? Wird das Arbeitsleben im BZSt nach der Corona-Situation schnell wieder seinen gewohnten Weg gehen oder könnte tatsächlich der Grundstein für eine nachhaltige Veränderung in einigen Bereichen oder Abläufen gelegt worden sein?

Herr Ost: Zunächst einmal ist die aktuelle Situation für uns alle ein wichtiger Belastungstest. Einige Kolleginnen und Kollegen, die bislang dem mobilen Arbeiten kritisch gegenüberstanden, haben die vielfältigen technischen Möglichkeiten kennen und schätzen gelernt. Zum anderen wissen wir auch, dass die aktuelle Situation, in der Eltern parallel zur Arbeit die Kinderbetreuung übernehmen müssen, diese Kolleginnen und Kollegen vor besondere Herausforderungen stellt.

Wir sind in Sachen Digitalisierung auf einem guten Weg. Da müssen wir dranbleiben und beispielsweise Dienstreisen durch digitale Lösungen auf das Notwendige reduzieren.

Ihr Fazit?

Herr Ost: Die aktuellen Umstände haben gezeigt, wie wichtig flexible Rahmenbedingungen sind. Nur so können wir zum Schutz aller Beschäftigten die Kontakte im Büro auf das Minimum reduzieren und trotzdem arbeitsfähig bleiben. Krisensicher in dieser Zeit bedeutet für mich aber auch, dass das BZSt mir eine besondere Stabilität bietet. Viele Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer müssen aktuell zum Teil erhebliche Gehaltseinbußen und wirtschaftliche Belastungen verkraften sowie sich um die Sicherheit ihres Arbeitsplatzes Sorgen machen.

Frau Bast: Mit der Einführung des mobilen Arbeitens im BZSt sind bereits im Vorfeld der Corona-Pandemie die Bedingungen dafür geschaffen worden, dass alle Beschäftigten von zuhause arbeiten können. Der Umgang des Hauses mit der Corona-Pandemie hat mich darin bestärkt, dass mein Schritt vor fünf Jahren der Richtige war. Wie sich unsere Arbeitswelt durch Corona verändern wird, kann ich natürlich nicht einschätzen. Durch die Vielzahl der dem BZSt zugewiesenen nationalen und internationalen Aufgaben kommt aber auch in Krisenzeiten sicher keine Langeweile auf.

Vielen Dank, Frau Bast und Herr Ost!

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