"Meine ersten 100 Tage als Chef"

- Ein Gastbeitrag des Bayerischen Staatsministeriums der Finanzen - von Heiner Pippig

Wer sich als Jurist/-in für die Bayerische Finanzverwaltung entscheidet, wird in der so genannten Einweisungszeit – einem Traineeprogramm der Steuerverwaltung – auf die künftige Tätigkeit als Führungskraft vorbereitet. Ich berichte hier über die Erfahrungen meiner „ersten 100 Tage als Chef“ und möchte damit einen Einblick in meine Anfangszeit als Sachgebietsleiter am Finanzamt München geben.

Viele Namen, viele Gesichter, viele Aufgaben – die ersten Tage im neuen Amt

Nach meiner Einweisungszeit am Finanzamt Passau und der Dreimonatsstation am Bayerischen Landesamt für Steuern bin ich heute Leiter eines Sachgebietes am Finanzamt München.

Für diesen ersten Einsatz als Sachgebietsleiter kommen grundsätzlich alle Finanzämter in Bayern in Betracht. Der Ersteinsatz als Jurist erfolgt üblicherweise nicht am Ausbildungsfinanzamt selbst – das erleichtert den Übergang vom Trainee zur Führungskraft. In meinem Fall fiel die Entscheidung über den Einsatzort sehr kurzfristig. Dafür konnte meinem Wunsch entsprochen werden, nach meiner Einweisungszeit in München zu beginnen.

Zur Vorbereitung auf meine neue Aufgabe habe ich die bisherige Sachgebietsleiterin getroffen, um mich über mein künftiges Sachgebiet zu informieren. Die Kollegin erklärte mir die Abläufe und Besonderheiten im Sachgebiet – von der Tagespost bis hin zu anstehenden Geburtstagen. Im Anschluss stellte sie mich meinen künftigen Mitarbeitern und Kollegen vor. Mit ihrer Unterstützung konnte ich viele wichtige Fragen klären – im Rückblick eine große Erleichterung für den Start.

Der Wechsel in ein neues Finanzamt bringt viele Veränderungen mit sich. Zu Beginn ist es hilfreich, sich rasch mit den Strukturen und den wichtigen Ansprechpartnern bekannt zu machen. Neben den vielen neuen Namen und den noch unbekannten Gesichtern aus dem eigenen Sachgebiet ist das keine einfache Aufgabe.

Schon ab dem ersten Tag füllt sich der Schreibtisch mit Arbeit. Die Eingangspost muss durchgesehen und verteilt werden; Vorgänge, die dem Zeichnungsrecht des Sachgebietsleiters unterliegen, müssen geprüft und freigegeben werden. Die Mitarbeiter sorgen durch ihre kontinuierliche Arbeitsweise dafür, dass dieser Strom nie versiegt. Vorgänge, die eine besondere Bedeutung haben, die rechtlich oder inhaltlich besonders schwierig sind, bearbeite ich als Sachgebietsleiter zudem selbst.

Dazu gehören z.B. Fälle, die erhebliche wirtschaftliche Auswirkungen für den Steuerpflichtigen haben können oder Fälle, in denen eine verbindliche rechtliche Auskunft gefragt ist. Als neuer Sachgebietsleiter hat man nicht nur viele Aufgaben, sondern trägt von Beginn an viel Verantwortung. Die Erfahrungen aus der Einweisungszeit, in der ich mich bereits als Führungskraft erproben konnte, haben sich jetzt als wirklich wertvoll erwiesen.

Die Anfangszeit – Kennenlernen für beide Seiten

Ein neuer Sachgebietsleiter wird nach meiner Erfahrung von den Mitarbeitern mit Spannung erwartet – die Frage, wer die oder der „Neue“ sein wird, spielt für sie eine große Rolle und ist schon im Vorfeld Gesprächsthema. Meine Mitarbeiter im Finanzamt München sind mir sehr offen begegnet und haben mir den Einstieg leicht gemacht.

Die erste Zeit ist für beide Seiten eine Zeit des gegenseitigen Kennenlernens. Eine Herausforderung liegt darin, als Neuer in eine Gruppe mit bestehenden Strukturen zu kommen, die nicht unbedingt auf den ersten Blick erkennbar sind. Meine wichtigste Aufgabe in den ersten Wochen war es daher, jeden meiner zwölf Mitarbeiter in persönlichen Gesprächen besser kennen zu lernen.

Reden, reden, reden? Schon auch, aber nicht nur: das Zuhören ist in meinen Augen die wichtigere Qualifikation. Für mich war es wichtig, gute Grundlagen für eine vertrauensvolle Zusammenarbeit zu schaffen. Dass das gelingt, zeigt sich relativ schnell – z.B. wenn die Mitarbeiter anfangen, um fachlichen Rat zu bitten.

Neue Aufgabe: Führungskraft

Im Finanzamt fällt man als junge Führungskraft auf – viele Sachgebietsleiter-Kollegen sind zum Teil deutlich älter. Ein junger Vorgesetzter zu sein kann zudem bedeuten, dass auch die eigenen Mitarbeiter schon viele Jahre Berufserfahrung mitbringen. Diese Gegebenheiten erfordern im zwischenmenschlichen Umgang besonderes Feingefühl und machen den Einstieg zu einer interessanten Herausforderung.

Der Sachgebietsleiter ist dafür verantwortlich, dass die Aufgaben in seinem Sachgebiet rechtzeitig, sachgerecht und wirtschaftlich erfüllt werden. Er hat fachliche, organisatorische und personelle Verantwortung. Neben den fachlichen Aspekten steht dabei die Personalführung im Aufgabenspektrum des Sachgebietsleiters im Vordergrund.

Der Sachgebietsleiter ist für die Mitarbeiter der erste Ansprechpartner. Jeder Mitarbeiter hat individuelle Anliegen oder auch Problemfälle, die geklärt werden müssen. Meine Mitarbeiter haben eine ganz klare Erwartungshaltung an mich: ich soll in schwierigen Fällen kompetent unterstützen und bei kritischen Entscheidungen die Richtung vorgeben – und damit Sicherheit für ihr Handeln geben.
 

100 Tage – vorbei wie im Flug
Meine ersten 100 Tage als Sachgebietsleiter waren sehr spannend und abwechslungsreich. Es ist eine verantwortungsvolle und herausfordernde Aufgabe, bei der man als Jurist nicht nur seine fachlichen Kenntnisse zum Einsatz bringen kann. Denn als Führungskraft ist man vor allem menschlich gefordert. Diese Mischung macht diese Tätigkeit aus meiner Sicht besonders reizvoll.