TOP Soft-Skill: Zeit- und Selbstmanagement für Anwälte?

Wer in den Anwaltsberuf startet, wechselt von der Universität oder dem Referendariat in den turbulenten Alltag einer Kanzlei. Hinzu kommt die Dynamik der Digitalisierung. Die Folge ist: Psychischer Stress nimmt zu. Das geht auch anders, sind die Sozien bei Dolde Mayen & Partner überzeugt und starten das Dolde-Mayen-Kompetenztraining. Am 9. April beginnt das Weiterbildungsprogramm mit dem Seminar „Zeit- und Selbstmanagement" in Bonn. Bewerbungsschluss ist der 25. März 2019.

Maria Marquard und Dr. Joel Reyes y Ráfales, LL.M. (Cambr.), beide Rechtsanwälte bei Dolde Mayen & Partner, berichten über diese wichtigen Soft-Skills und wie dieses Thema intern angegangen wird.

Meeting bei Dolde Mayen & Partner

Was war oder ist für Sie als junge Juristen, die frisch von der Uni oder aus dem Referendariat kommen, die größte Herausforderung in punkto Selbst- und Zeitmanagement? 

Maria Marquard: Wer Jura studiert, lernt irgendwann sich selbst zu organisieren. Selbstdisziplin, Selbstmotivation und strukturiertes Arbeiten bringen Berufseinsteiger in gewisser Weise aus dem Studium mit. Der Punkt ist allerdings: Solange ich für mich selbst gelernt habe, ist es mir leichtgefallen, meine wohl überlegten Pläne einzuhalten. Im Job ist das anders. Hier habe ich es mit mehreren Fällen gleichzeitig zu tun. Und es kommen externe Einflüsse hinzu, die hin und wieder meine Ziele für den Tag durchkreuzen.

Joel Reyes: Im Anwaltsberuf ist es neu für mich, klare Prioritäten zu setzen. Inzwischen weiß ich: Ich muss aus der Perspektive des Mandanten denken und mandantenorientiert entscheiden, was ganz oben auf meinen Stapel gehört.

Wenn ich mich mal überfordert fühle, halte ich mich an das Eisenhower-Prinzip, sortiere die Vorgänge nach: Was ist wichtig und dringend? Was ist wichtig, aber nicht dringend? Was ist dringend, aber nicht wichtig? Oder: Was ist weder wichtig, noch dringend? Das hilft mir.
 

Planen Sie überhaupt oder wie managen Sie Ihren Tag?

Maria Marquard: Ich bin Planerin und ein Fan von To-do-Listen. Meinen Kalender führe ich konsequent und schreibe mir kurz vor Feierabend auf, was ich am nächsten Tag vorhabe. Manchmal kommt es mir so vor, dass ich eher zu viele Pläne mache als zu wenig. Auf der einen Seite ist es gut, dass ich meinen Tagesablauf klar vor Augen habe. Auf der anderen Seite laufe ich Gefahr, unflexibel zu werden. Hier wünsche ich mir, beweglicher zu sein, um situationsgerecht vom Plan abweichen zu können.

Joel Reyes: Ich versuche Zeitpuffer einzuplanen. Es kann immer etwas dazwischenkommen. Nicht weniger erfolgsentscheidend ist es, meine Pläne kontinuierlich anzupassen. Inhalt und Struktur dürfen gemeinsam miteinander wachsen.

Manchmal entdecke ich plötzlich einen weiteren Argumentationsfaden und denke mir: Das ist eine heiße Spur. Gleichzeitig weiß ich dann: Dem nachzugehen, wird dauern. Treffsicher abzuschätzen, wieviel Zeit ich für einzelne Fälle oder Schriftsätze brauche, fällt mir oft noch schwer.

Welche Störungen und Unterbrechungen kommen im Kanzleialltag auf Sie zu?

Maria Marquard: Typische Ereignisse im Büroalltag sind Telefonate, Fragen von Mandanten oder Kollegen und Posteingänge, die ad hoc zu bearbeiten sind. Und dann gibt es auch positive Unterbrechungen: wenn die Anwaltskollegen oder Kolleginnen aus dem Sekretariat vorbeischauen und wir uns über dies und das unterhalten. Unseren Sekretärinnen verdanke ich es mitunter auch, dass ich von Störungen und Unterbrechungen im negativen Sinne bislang noch weitestgehend verschont geblieben bin. Wenn ich beispielsweise meinen Mentor, Herrn Dr. Menke, im Urlaub vertrete, bitten sie Anrufer, ihre Fragen zu mailen. So kann ich meine Antworten fundiert vorbereiten. Das entlastet mich.

Joel Reyes: Ich erlebe es als positiv, dass wir Berufseinsteiger von der Hektik des Kanzleialltags etwas abgeschirmt sind. Bei Dolde Mayen & Partner genießen die neuen Associates Welpenschutz. Das heißt, wir bekommen in der Einarbeitungsphase genügend Zeit, um uns mit unseren Themen vertraut zu machen und uns auf die Mandatsarbeit zu konzentrieren.

Und das geht nur, wenn wir nicht ständig auf zu vielen Baustellen gleichzeitig aktiv sind. Sorgfältig zu arbeiten lautet hier die Maxime, die für mich den Markenkern unserer Kanzlei charakterisiert. Und diese Qualität erleben wir Neulinge auch unmittelbar in unserer Anfangszeit im Anwaltsberuf.
 

Was sind typische Zeitfresser?

Maria Marquard:

• Administrative Vorgänge, wie Faxe an Gerichte vorzubereiten oder
• Dokumente zu formatieren,
• Briefköpfe zu gestalten oder auch
• Rechtschreib- und Grammatikprüfung

sind Zeitfresser, die uns zum Glück das Sekretariat abnimmt.

Joel Reyes: Ich arbeite sehr gerne inhaltlich. Das Handwerkliche, was dazu kommt, war mir schon während des Studiums lästig. Oft sind den Schriftsätzen Fotos, Pläne oder Illustrationen als Anlagen beizufügen. Bei Baugenehmigungen sind diese Visualisierungen mehrheitlich über das gesamte Dokument verteilt. Und das kann dauern, bis ich sie alle dort eingesetzt habe. Die professionelle Unterstützung, die wir aus dem Sekretariat erfahren, ist dann Gold wert.

Wie reagieren Sie, wenn Unvorhergesehenes Ihre Pläne durchkreuzt?

Maria Marquard: Noch ist das, was täglich bei mir auf den Tisch kommt, relativ gut abschätzbar. Ereilt mich jedoch eine zusätzliche Aufgabe, werde ich schon mal nervös. Dann weiß ich nicht immer sofort, was ich zuerst tun soll. Das kommt glücklicherweise nicht so oft vor. Wenn Kollegen eine Aufgabe für mich haben, fragen sie nämlich zunächst meinen Mentor. Er filtert, so dass ich nicht von neuen Vorgängen überrascht oder überrollt werde.

Joel Reyes: Ja, auch bei mir führt zu viel auf einmal zu Stress, wobei ich glaube, dass viele Menschen sich den größten Stress meistens selbst machen. Und wer gestresst ist, ist nicht so fokussiert bei der Sache – und auch nicht so erfolgreich.

Von daher versuche ich, aktiv an meiner Einstellung zu arbeiten. Alles in allem wünsche ich mir - ja das trifft es ziemlich gut - vielleicht noch mehr Gelassenheit. Dazu gehört es natürlich auch, dass ich mich darüber freue, wenn Dinge reibungslos laufen und auch das nicht für selbstverständlich halte.  

Welche Erfahrungen haben Sie beim Telefonieren gemacht? 

Maria Marquard: Ich telefoniere gerne, um Termine abzusprechen oder Organisatorisches zu klären. Endlos hin- und herzuschreiben ist dann wenig effizient. Wenn es allerdings um komplexe Inhalte oder Rechtsfragen geht, bevorzuge ich den Schriftverkehr. Beim Schreiben kann ich meine Gedanken besser strukturieren.

Joel Reyes: Telefonieren bringt Vor- und Nachteile mit sich. Ich erlebe, dass vieles davon abhängt, wie Anwälte das Gespräch vorbereiten und für sich vorstrukturieren. Sonst geht es mir wie Maria. Ich greife zum Hörer, um einfachere Fragen schnell und unkompliziert zu klären.

Bei komplexeren Themen entscheide ich mich für die Schriftform. Mein Mentor, Herr Mayen, bittet mich regelmäßig zu Telefonkonferenzen oder zu Telefonaten mit Mandanten hinzu. Er kommt in diesen Situationen sehr klar und verbindlich rüber. Auch überraschende Fragen, die er nicht vorbereiten konnte, beantwortet er souverän. Das beeindruckt mich.

Versiert zu telefonieren bedeutet auch zu improvisieren, schnell die Situation zu erfassen - und zu bekennen, etwas nicht zu wissen. Es liegt in der Natur der Sache, dass für uns Berufseinsteiger hier noch Luft nach oben ist. Ich lerne beim Zuhören und das motiviert mich.

Wie erleben Sie Besprechungen – worin liegen hier die Tücken? 

Maria Marquard: Bevor wir mit der eigentlichen Bearbeitung eines Falls beginnen, haben wir vor allem Vorbesprechungen mit Mandaten. Das hat den Vorteil, dass wir uns die Lage genau erklären lassen, Rückfragen stellen und so Missverständnissen gezielt vorbeugen. Man bekommt einen Eindruck, wo die Reise hingeht.

Wenn ich Herrn Dr. Menke zu Terminen begleite, haben wir es meistens mit Bebauungsplänen zu tun. Dann ist es sehr hilfreich, den Plan auf dem Tisch liegen zu haben. Visualisierungen helfen, die Probleme schnell zu erfassen. Die Tücken einer Besprechung erkenne ich vorwiegend darin, dass es Gesprächspartner gibt, die schnell vom Thema abweichen. Nicht-Juristen wissen verständlicherweise oft nicht, worauf es rechtlich ankommt und tragen sämtliche Informationen ungefiltert an uns heran. Da bewährt es sich – so wie mein Mentor Herr Dr. Menke es praktiziert –, die Gespräche zu leiten und den Fokus klar auszurichten.

Joel Reyes: Ich glaube, es geht auch darum, juristische Laien thematisch an die Hand zu nehmen und klar zu machen, was rechtlich im Zentrum steht. Sonst besteht tatsächlich die Gefahr, viele Nebenschauplätze zu bespielen und viel Zeit zu verlieren.

Andererseits ist es ja auch ein wichtiger Teil unseres Jobs, Beziehungen zu pflegen und eine gute Atmosphäre zu schaffen; dafür zu sorgen, dass sich unsere Mandanten und Gesprächspartner wohlfühlen. Deshalb ist es wünschenswert, auch daran zu arbeiten, klar und wertschätzend zu kommunizieren. Auch hierfür sieht das Dolde-Mayen-Kompetenztraining Module vor.
 

Wie gelingt es, das Miteinander im Arbeitsalltag effizient zu gestalten? Haben Sie ein paar Tipps für uns?

Joel Reyes: Ja, gerne. Ich fange mal bei der Zusammenarbeit mit Mandanten an.

• Tipp 1: Ich habe festgestellt, dass es gut ist, ein Zeitfenster für Gespräche festzulegen und das auch offen zu kommunizieren, etwa: „Wir sind hier, um innerhalb einer Stunde dieses und jenes Ergebnis zu erreichen.“
• Tipp 2: Intern gilt: Eine Kultur der offenen und ehrlichen Kommunikation stärkt das Team und lässt unterschiedlichen Persönlichkeiten Raum. Es ist essenziell, sich offen mitteilen zu können, ohne auf Hierarchien Rücksicht zu nehmen – auch wenn es mal Kritisches zu vermelden gibt. Also nicht um den heißen Brei herumzureden. Auch das fördert Effizienz und beugt inneren Konflikten vor.

Maria Marquard:

• Tipp 3: Ich denke, für Kanzleineulinge ist es sehr wertvoll, die Zuständigkeiten zu kennen und zu wissen, an wen man sich mit kleinen „Zeitfressern“ wenden kann; zum Beispiel zum Thema Technik und IT, wenn mal der Computer streikt, oder auf der Suche nach exotischer Literatur. Damit kann man entweder ewig viel Zeit verbringen oder einfach die für unsere Fachbibliothek zuständige Sekretärin fragen.
• Tipp 4: Und es ist von unschätzbarem Wert, alle Kolleginnen und Kollegen – auch die an anderen Standorten – persönlich zu kennen. Die menschliche Nähe überwindet Hemmschwellen. Genau deshalb hospitieren wir Stuttgarter jeweils drei Monate an unserem zweiten Standort in Bonn. Die Bonner kommen nach Stuttgart.

Besprechung bei Dolde Mayen & Partner

Was lernen Sie im Umgang mit Ihren älteren Kolleginnen und Kollegen? Und worin sehen Sie Ihr Entwicklungspotenzial?

Maria Marquard: Was ich sehr bewundere, ist die Souveränität der älteren Kollegen beim Diktieren – und deren Dynamik, die Kenntnistiefe und argumentative Klarheit; ohne dass sie einen geschriebenen Text vor Augen haben. Wer das Diktat beherrscht, spart natürlich sehr viel Zeit. Deshalb wird uns Berufseinsteigern ans Herz gelegt, das Diktieren zu üben und zu verinnerlichen. Ich selbst fühle mich beim Schreiben momentan noch sichererer. So kann ich meine Gedanken besser sortieren, während treffsicheres Diktieren ein klares inhaltliches Konzept voraussetzt.

Manche Kollegen benutzen übrigens auch eine Spracherkennungssoftware. Hier sehe ich für mich Entwicklungspotenzial – und natürlich darin, Ruhe reinzubringen, wenn es turbulent zugeht, spontaner zu agieren und mich nicht ohne Weiteres aus dem Konzept bringen zu lassen. Kurzum: Lockerheit, Spontanität und mentale Stärke erlebe ich bei den erfahrenen Kollegen im Team und an diesen Qualitäten möchte auch ich arbeiten.

Joel Reyes: Ich war viele Jahre an der Uni beschäftigt. Das hat meinen Schreibstil geprägt. Vieles ist zu lang, zu verästelt. Langsam erkenne ich: Was von der zentralen Argumentationslinie abweicht, kann raus. Jeder Text braucht so etwas wie eine Dramaturgie. Dasselbe gilt für die Verständlichkeit.

Die Klarheit eines Textes ist für dessen Überzeugungskraft enorm wichtig. Wer auf den Punkt kommt und Komplexität reduziert, stärkt seine Position. Hier sehe ich noch einige Wachstumsperspektiven für mich. Ich hoffe, in dem Modul unseres Kompetenztrainings „Juristisches leicht erklärt – den roten Faden gestalten und Zustimmung erhalten“ hierzu noch einiges zu lernen. Dieses Seminar findet nächstes Jahr statt.
 

Am 9. April veranstaltet die Kanzlei Dolde Mayen & Partner ein Kompetenztraining zu „Zeit- und Selbstmanagement“. Sie nehmen daran teil. Worauf freuen Sie sich am meisten? 

Maria Marquard: Ich freue mich darauf, dass das Seminar in Bonn stattfindet. Denn so bietet sich mir die Gelegenheit, meine Kolleginnen und Kollegen dort wiederzusehen. Und es ist interessant, sich im Kollegenkreis mit nicht-juristischen und persönlichkeitsbildenden Themen zu befassen.

Außerdem reisen wir schon am Vorabend an und werden bei einem Get-together mit Abendessen Gelegenheit haben, miteinander ins Gespräch zu kommen. Was das Seminar anbelangt, bin ich grundsätzlich offen für alles. Besonders gespannt darauf bin ich, welche Tools es gibt, die mir in akuten Stressmomenten helfen, ruhig zu bleiben und besonnen zu agieren; und das nicht nur bei der Arbeit.

Joel Reyes: Mein Fokus liegt vor allem auf dem Selbstmanagement im Sinne mentaler Stärke. Auf den Input und das Feedback der Trainerin bin ich gespannt. Und ich freue mich darauf, junge Juristinnen und Juristen kennenzulernen, die sich im Zuge des Bewerbungsverfahrens für das Training qualifiziert haben. Sie treten ja zum ersten Mal persönlich mit uns und der Kanzlei Dolde Mayen & Partner in Kontakt.

Für wen ist das Seminar „Zeit- und Selbstmanagement“ am 9. April 2019? Und was erwartet die Teilnehmer dort?

Maria Marquard: Das Training ist für Associates und junge Partner, die bereits für Dolde Mayen & Partner arbeiten. Außerdem haben Studierende, Doktoranden und Referendare die Möglichkeit, sich bis zum 25. März für die Teilnahme zu bewerben. Das Seminar behandelt Instrumente der Selbstorganisation und gibt Tipps und Tricks im Umgang mit Zeitfallen und Zeitdieben. Und ein großer Part wird die Frage sein, wie Anwälte auch unter Stress und Zeitdruck souverän und fokussiert bleiben.
 

Wer genau kann sich dafür bewerben? Mit welchen Kosten muss man als Teilnehmer rechnen?

Joel Reyes: Studierende, Doktoranden, Praktikanten oder Referendare, die Interesse haben, sich persönlich weiterzuentwickeln und sich fit zu machen für den Anwaltsberuf sind eingeladen sich zu bewerben. Grundsätzlich begrüßen wir es, wenn sich die Bewerber für das Öffentliche Recht interessieren. Am Vorabend des Seminars besteht die Möglichkeit, mit erfahrenen Anwälten über dieses abwechslungsreiche und anspruchsvolle Feld der Rechtsberatung zu sprechen. Die Kosten trägt die Kanzlei Dolde Mayen & Partner. Die Partner wählen die Bewerber aus.

Ihr Fazit?

Joel Reyes: Gutes Zeit- und Selbstmanagement sind kein Zauberwerk und für jeden ein Gewinn.

Maria Marquard: Effektives Arbeiten ermöglicht mehr Freizeit ☺.

Vielen Dank, Frau Marquard und Herr Dr. Reyes!

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